Előfordult-e már veled is, hogy egy email-t késve, vagy egyáltalán nem válaszoltál meg? Hogy megígérted valakinek, hogy majd utána nézel és visszahívod, de elfelejtetted? Lehet, hogy ezzel egy ügyfelet el is veszítettél? Tedd a szívedre a kezed és úgy válaszolj!

Az ügyfelek megszerzésén túl a megtartásukra is oda kell figyelni

Sajnos amikor nagy a hajtás vagy csak egyszerűen fáradtabb az ember, előfordul, hogy egy-egy dolog elfelejtődik.

Ezek általában apróságok. De mint tudjuk, az ördög a részletekben rejlik. Kútba eshet egy új üzlet, ha nem válaszolunk időben egy kérdésre, ha határidőn túl továbbítunk egy dokumentumot.   Elveszíthetünk egy ügyfelet, ha panaszát nem megfelelően kezeljük, ha késve, vagy egyáltalán nem kapja meg a kért információt vagy segítséget.

Mit tegyünk, hogy ezeket a hibákat megelőzzük?

Ellenőrzött kommunikáció      

Ma már remek ügyviteli szoftverek állnak rendelkezésre a piacon, melyek igénybevételével, kisebb humán erőforrás mellett is magasabb színvonalon tudjuk kezelni a cég partnerkapcsolatait és ezzel javítjuk a cég megítélését.

Ezek a szoftverek minden beérkező megkeresést iktatószámmal látnak el. A megkeresések tárgyuk, feladójuk szerint csoportosíthatók, ügyintézőhöz rendelhetők és a későbbiekben a hozzájuk rendelt státusz információ alapján nyomon követhető az állapotuk. A vállalkozás által vállalt SLA (Service Level  Agreement) irányelveknek megfelelően figyelmeztet a rendszer, ha egy megkereséssel kicsúszunk a válaszadási határidőből.

Az ilyen rendszerek alkalmasak az egyéni teljesítmények mérésére, és lehetőséget adnak a hibák folyamatos javítására.

Van olyan rendszer, amit vállalkozás akár testre is szabhat és beépíthet a saját weboldalába.

Íme egy példa: nyugtalotto

Ami már csak hab a tortán, hogy az ilyen rendszerek a leggyakoribb kérdésekből képesek egy olyan tudásbázist építeni, ami helyettünk választ ad az ügyfelek számos kérdésére.

Most sokan azt gondolhatják, hogy egy ilyen szoftvert csak nagy cégek engedhetnek meg maguknak. Nekik azt kell mondanom, hogy tévednek. Vannak nagyon jó, havidíjas konstrukcióban elérhető rendszerek, melyek egy kis vagy közepes vállalkozás számára is lehetővé teszik, hogy ne legyen több elveszett vagy megválaszolatlan megkeresésük.