„A japánok úgy tartják, hogy az egyszerűség csak kemény munkával érhető el. Bonyolultnak lenni sokkal könnyebb.”

Carlos Ghosn, a Renault–Nissan vezérigazgatója

A vállalkozások egy része úgy próbálja a piaci tortát újra osztani, hogy termékeihez, szolgáltatásaihoz újabb és újabb funkciókat fűz és ezzel szélesíti a palettáját. Egy közelmúltban végzett kutatás szerint, a német piacon elérhető kávék és teák száma 25%-kal, a higiéniai és babaápolási cikkek pedig 30%-kal bővültek egy évtized alatt. A fogyasztók számára a kínálat sokszor már átláthatatlan.

A túlbonyolított termékek és szolgáltatások feleslegesen drágábbak, helyes használatuknak, igénybevételüknek a betanulása hosszabb időt vesz igénybe és nagyobb a meghibásodásuk esélye.

Akkor mégis miért bonyolítják az életünket ezek a termékek, szolgáltatások és működések?

Talán sok döntéshozó attól fél, hogy egyszerű árút előállítani, egyszerűen működni más is tud.

Pedig az egyszerűsítés legyen szó termékről, szolgáltatásról, szervezeti felépítésről és működésről csak kemény és következetes munkával érhető el.

Csak alapos végiggondolást követően érdemes belevágni.

Az egyszerűsítés során kompromisszumokat kell kötni, és le kell mondani azokról a funkciókról, amelyek aránytalanul bonyolítják a használatot vagy a működést.

Az egyszerűsítésre öt alapelve

• Átalakítás
• Kihagyás
• Hozzáadás (de csak ha egyszerűsíti a terméket, a szolgáltatást vagy a működést)
• Helyettesítés
• Érzékelés (Az egyszerűbb és könnyebb használat során rövidebbnek érezzük azt az időt, amit a használatra fordítunk.)

Akinek sikerült felkelteni az érdeklődését a téma iránt, annak ajánlom Jiri Scherer – Michael Hartschen – Chris Brügger: Egyszerűség című könyvét.

A szervezeti működést egy jól megválasztott ügyviteli szoftver jelentősen hatékonyabbá  és átláthatóbbá teheti.

Egy korábbi bejegyzésben már írtam az online számlázás előnyeiről, melyre most az egyszerűsítés kapcsán ismét felhívom a figyelmet.

Az online számlarendszerek lehetővé teszik, hogy nyomtatás, borítékolás és postázás nélkül eljuttassuk számláinkat a vevőinkhez. Ez nem csak a vállalkozás költségeit, de a működtetése okozta környezetterhelést is csökkenti. Az internet hozzáférés és a felhőalapú szolgáltatások révén Ön bármikor, bárhonnan kiállíthatja számláját. Csak be kell lépnie az online fiókjába, és az adatok rögzítése után egy gombnyomásra kézbesítésre kerül a számla a vevőjének az email címére. Az elkészült számlákat Ön is és az ügyfele is korlátlanul elérhetik, mert a bizonylatok hiteles tárolása is biztosított.

Bővebben: Zöld számla

„A tökéletességet nem akkor érjük el, amikor már nincs mit hozzáadni, hanem amikor már nincs mit elvenni.”

Antoine de Saint-Exupéry